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Der Kunde
Ein Schulungsanbieter aus München mit 12 Mitarbeitenden bietet Weiterbildungs-Webinare in der DACH-Region an – live und als Evergreen-Format. Jede Anmeldung sollte sofort in HubSpot landen, mit sauberem Webinar-Titel, Datum, Uhrzeit und Session-ID, damit E-Mails pünktlich rausgehen und Auswertungen stimmen.
Die Herausforderungen
- Anmeldedaten lagen isoliert in WebinarJam/EverWebinar
- Manuelle Importe (30–45 Minuten pro Woche), fehleranfällig und verzögert
- UTC-Zeitstempel führten zu falsch getimten Erinnerungen und unbrauchbaren Reports
Meine Lösung
Ich habe eine Zapier-Automation mit Webhooks und Formatter gebaut, die:
- auf neue Anmeldungen sofort reagiert
- die vollständigen Webinar-Metadaten per Webhook abruft
- UTC in TT.MM.JJJJ und HH:mm (MEZ/MESZ) umwandelt
- den Kontakt in HubSpot anlegt oder aktualisiert – mit den Feldern Webinar, Datum, Uhrzeit und Session-ID
Das Ergebnis
- Sofortige CRM-Anreicherung: Anmeldungen erscheinen in Sekunden in HubSpot
- Korrekte Erinnerungen: die lokale Zeitformatierung verhindert Fehler – 18 % mehr Live-Teilnehmer
- Effizienter: 2–3 Stunden pro Woche zurück fürs Team
- Bessere Auswertungen: Listen und Kohorten nach Webinar und Datum ohne Tabellen
- Skalierbar: bereit für Lead-Scoring, Aufzeichnungen und Umfragen
Fazit
Der Schulungsanbieter hat heute eine Pipeline von der Anmeldung bis ins CRM, die ohne Handarbeit läuft – pünktliche E-Mails, saubere Daten und bessere Einblicke, ohne Entwickleraufwand.
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