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Der Kunde
Ein Eventveranstalter aus Berlin organisiert monatlich Pop-up-Konzerte in der DACH-Region. Tickets wurden über JotForm verkauft, doch die manuelle Bestellverarbeitung (20–30 Minuten pro Durchgang) bremste die Rechnungsstellung, verzögerte Zahlungen und erzeugte doppelte Kundendatensätze.
Die Herausforderungen
- Mehrzeilige Ticketbestellungen mussten manuell ausgewertet werden
- Rechnungen gingen bis zu 48 Stunden verspätet raus – schlecht für die Liquidität
- Fehleranfällige Kontaktpflege führte zu Dubletten in lexoffice
- Das Team verlor 5–7 Stunden pro Woche mit Verwaltungsarbeit
Unsere Lösung
Wir haben ein End-to-End-Szenario in Make.com gebaut, das:
- neue Ticketbestellungen aus JotForm in Echtzeit erfasst
- mehrere Ticket- und Zusatzpositionen korrekt aufteilt und zusammenführt
- sofort eine Rechnung in lexoffice erstellt und versendet
- Kontakte in lexoffice anlegt oder aktualisiert (Upsert) – ohne Dubletten
- Fehler sauber abfängt, ohne den Workflow zu unterbrechen
Das Ergebnis
- Rechnungsstellung ohne Handarbeit: jede Bestellung in unter 2 Minuten verarbeitet
- 25 % schnellerer Zahlungseingang: Rechnungen gehen sofort raus
- Korrekte Abrechnung: alle Ticketkategorien und Extras fehlerfrei zusammengeführt
- Saubere Kundendaten: keine Dubletten mehr, bessere Finanzberichte
- Mehr Zeit für Events: 5–7 Stunden pro Woche zurück für Promotion statt Verwaltung
Fazit
Der Veranstalter betreibt heute ein vollautomatisches Ticket-zu-Rechnung-System mit Make.com und lexoffice – schnellerer Geldeingang, weniger Fehler und problemlos skalierbar, wenn die Zahl der Events wächst.
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