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Der Kunde
Ein IT-Dienstleister aus München mit 25 Mitarbeitenden nutzt HubSpot für den Vertrieb und ActiveCampaign für die Kundenkommunikation. Kontakte sollten automatisch in die richtigen Kampagnen wandern, sobald sich ein Deal in der Pipeline bewegt.
Die Herausforderungen
- Manuelle Exporte und Listenpflege kosteten 20–30 Minuten pro Woche
- Häufige Fehler bei der Auswahl und Zuordnung von Kontakten
- Interessenten bekamen Follow-up-E-Mails teilweise erst Tage später
Meine Lösung
Ich habe einen Zapier-Workflow gebaut, der Deal-Updates in HubSpot direkt mit ActiveCampaign verbindet. Erreicht ein Deal eine wichtige Phase (z. B. „Abschlussgespräch geplant“):
- identifiziert Zapier sofort den richtigen Kontakt
- trägt ihn in die passende ActiveCampaign-Liste ein
- entfernt ihn aus veralteten Sequenzen
Das Ergebnis
- Aufnahme in Echtzeit: Interessenten erhalten Follow-up-E-Mails innerhalb von Sekunden
- Fehlerfreie Segmentierung: der richtige Kontakt bekommt immer die richtige Nachricht
- 30 % mehr Engagement: passende E-Mails zur richtigen Zeit steigern die Terminbestätigungen
- Zeitersparnis: 30 Minuten pro Woche weniger Verwaltungsarbeit
Fazit
Durch die Automatisierung der Kampagnen-Zuordnung entfällt die manuelle Listenpflege komplett. Follow-ups gehen schneller raus, die Abschlussquote steigt – ohne zusätzliches Personal.
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