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Die Herausforderung
Ein mittelständisches Unternehmen aus der Solarbranche in München betreut zahlreiche Kunden in Deutschland. Jeden Monat erstellt DATEV einen PDF-Bericht mit allen offenen Posten – 50 bis 60 Zeilen, die das Finanzteam manuell Zeile für Zeile prüfte und per WhatsApp weiterleitete. Das dauerte 30 bis 45 Minuten, war fehleranfällig und verzögerte die Nachverfolgung offener Zahlungen.
Manuelle Prüfung & Zeitverlust
Jede Position wurde von Hand auf Zahlungsstatus, Fälligkeit und Betrag geprüft. Kleinere Beträge wurden häufig übersehen.
Fehlende Standardisierung
WhatsApp-Nachrichten wurden manuell verfasst – ohne einheitliches Format, ohne Nachverfolgbarkeit und ohne revisionssichere Dokumentation.
Verzögerte Benachrichtigungen
Weil der Prozess manuell angestoßen werden musste, wurden überfällige Zahlungen zu spät eskaliert – das belastete die Liquidität.
Die Lösung
Ein vollautomatischer Zapier-Workflow ersetzt alle manuellen Schritte:
- Die E-Mail mit dem DATEV-PDF wird automatisch erkannt
- PDF.co extrahiert alle Rechnungszeilen strukturiert aus dem PDF
- Zapier Looping verarbeitet jede Position einzeln und prüft den Status
- Superchat sendet standardisierte WhatsApp-Nachrichten direkt an die zuständigen Teams
Die Ergebnisse
- Drastische Zeitersparnis: von 30–45 Minuten auf unter 2 Minuten pro Monat
- Keine übersehenen Positionen: jede Zeile im DATEV-Bericht wird zuverlässig verarbeitet
- Bessere Liquidität: Days Sales Outstanding (DSO) um 20 % gesenkt
- Revisionssichere Kommunikation: alle Nachrichten im einheitlichen Format dokumentiert
- Mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben im Finanzteam
Fazit
Durch die Kombination von Zapier, PDF.co und Superchat läuft die monatliche Prüfung offener Posten heute vollständig automatisch. Wenn euer Unternehmen DATEV-Berichte noch manuell prüft, setzen wir eine vergleichbare Automatisierung für euch um.
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Ihr habt ähnliche manuelle Abläufe? In 15 Minuten zeigen wir euch, welche Schritte sich sofort automatisieren lassen, wie viel Zeit ihr pro Monat zurückgewinnt und welche Tools zu eurem Setup passen.