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Wie wir Chaos in klare, automatisierte Prozesse verwandelt haben – und damit jeden Monat viele Stunden Zeit sparen.
In vielen Unternehmen in Deutschland laufen Geschäftsprozesse noch immer manuell, fehleranfällig und zeitaufwendig ab. Besonders im Auftragsmanagement entstehen Engpässe: Karten müssen aktualisiert, Bestellnummern vergeben, Jahreskontingente gepflegt und Kundendaten sauber dokumentiert werden. Unser Kunde – ein mittelständisches Unternehmen aus Deutschland (Name anonymisiert) – stand genau vor dieser Herausforderung.
Ausgangssituation: manuelle Arbeit und fehlende Transparenz
Das Unternehmen nutzte Trello intensiv zur Verwaltung von Kundenprojekten und internen Workflows. Doch es fehlte eine zentrale, automatisierte Logik:
- Jede neue Karte musste manuell überprüft werden
- Bestellnummern wurden händisch vergeben (hohes Fehlerrisiko)
- Jahreszähler für Aufträge wurden von Mitarbeitern gepflegt
- Wiederkehrende Aufgaben führten zu Verzögerungen
- Das Team hatte keinen klaren Überblick über den Status
Kurz gesagt: Es ging viel Zeit verloren – und die Fehlerquote war unnötig hoch.
Ziel: Auftragsnummern und Prozesslogik vollständig automatisieren
Der Kunde wollte einen Workflow, der:
- jede neue Trello-Karte automatisch erkennt
- prüft, ob bereits ein Datensatz existiert
- je nach Ergebnis unterschiedliche Schritte ausführt
- Bestellnummern automatisch generiert
- Jahreswerte („Year Counter“) automatisch hochzählt
- alle Daten zuverlässig in einem zentralen Datenspeicher ablegt
- die Trello-Karte abschließend automatisch aktualisiert
Außerdem sollte der Prozess skalierbar sein, damit er auch bei hohem Volumen problemlos funktioniert.
Die Lösung: eine mehrstufige Make.com-Automation mit Trello & Data Store
Wir haben eine Make.com-Szenario-Architektur entwickelt, die exakt auf die Abläufe des Unternehmens zugeschnitten ist:
- Trello-Watcher erkennt neue oder aktualisierte Karten
- Data-Store-Abfrage prüft, ob es bereits eine passende Auftrags-ID gibt
- Router entscheidet: Datensatz gefunden → fortlaufende Nummer und Jahr aktualisieren; neuer Datensatz → neue Nummer und neuer Eintrag
- Automatische Bestellnummern (z. B. 2025-001, 2025-002)
- Jahres- und Auftragszähler zählen automatisch hoch
- Trello Custom Fields werden automatisch befüllt
Jede Karte erhält damit korrekte, eindeutige und automatisch gepflegte Auftragsnummern – ohne dass ein Mitarbeiter eingreifen muss.
Das Ergebnis
- Über 20 Stunden Arbeit pro Monat gespart – keine manuelle Nummernvergabe, keine Nacharbeit
- Nahezu 0 % Fehlerquote – die Automation arbeitet präzise und zuverlässig
- Bessere Übersicht – alle wichtigen Daten stehen automatisch im Custom Field
- Skalierbar – ob 50 oder 500 Aufträge pro Monat
- Schneller – neue Trello-Karten werden deutlich zügiger bearbeitet
Warum Make.com für solche Prozesse ideal ist
- Keine IT-Abteilung und keine Programmierung nötig
- Sehr flexibel
- Passt perfekt zu Trello, Notion, lexoffice, sevDesk, HubSpot und mehr
- DSGVO-konform einsetzbar
Fazit
Wenn Daten sauber strukturiert und wiederkehrende Abläufe automatisiert werden, entsteht ein enormer Effizienzgewinn. Unser Kunde muss sich heute nicht mehr um Bestellnummern, Jahreszähler oder manuelle Fehler kümmern – das Team kann sich auf das Wesentliche konzentrieren.
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