Wie ein deutsches Unternehmen seine Auftragsverarbeitung mit Make.com & Trello automatisiert hat

Wie ein deutsches Unternehmen seine Auftragsverarbeitung mit Make.com & Trello automatisiert hat Wie wir Chaos in klare, automatisierte Prozesse verwandelt haben – und damit jeden Monat viele Stunden Zeit sparen. In vielen Unternehmen in Deutschland laufen Geschäftsprozesse noch immer manuell, fehleranfällig und zeitaufwendig ab. Besonders im Bereich Auftragsmanagement entstehen häufig Engpässe: Karten müssen aktualisiert, Bestellnummern vergeben, Jahreskontingente gepflegt und Kundendaten sauber dokumentiert werden. Unser Kunde – ein mittelständisches Unternehmen aus Deutschland (Name anonymisiert) – stand genau vor dieser Herausforderung. Ausgangssituation: Manuelle Arbeit, Chaos im Prozess & fehlende Transparenz Das Unternehmen nutzte Trello intensiv zur Verwaltung von Kundenprojekten und internen Workflows. Doch es fehlte eine zentrale, automatisierte Logik: Jede neue Karte musste manuell überprüft werden Bestellnummern wurden händisch vergeben (hohes Fehlerrisiko) Jahreszähler für Aufträge wurden von Mitarbeitern gepflegt Wiederholende Aufgaben führten zu Verzögerungen Teammitglieder hatten keinen klaren Überblick über den Status Kurz gesagt: Es ging viel Zeit verloren – und die Fehlerquote war unnötig hoch. Ziel: Vollständige Automatisierung der Auftragsnummern & Prozesslogik Der Kunde wollte einen Workflow, der: jede neue Trello-Karte automatisch erkennt prüft, ob bereits ein Datensatz existiert je nach Ergebnis unterschiedliche Schritte ausführt Bestellnummern automatisch generiert Jahreswerte („Year Counter“) automatisch hochzählt alle Daten zuverlässig in einem zentralen Datenspeicher ablegt abschließend die Trello-Karte aktualisiert – vollständig automatisch Außerdem sollte der Prozess skalierbar sein, damit er auch bei hohem Volumen problemlos funktioniert. Die Lösung: Eine intelligente Make.com-Automation mit Trello & Datastore Wir entwickelten eine mehrstufige Make.com-Szenario-Architektur, die exakt auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten ist. Das Ergebnis: Ein komplexer, aber stabiler Workflow, der vollständig autonom arbeitet. 🔧 Technische Highlights der Lösung Trello Watcher erkennt neue oder aktualisierte Karten Datastore-Abfrage prüft, ob es bereits eine passende Auftrags-ID gibt Router entscheidet intelligent: 1. Pfad: Datensatz gefunden → fortlaufende Nummer + Jahr aktualisieren 2. Pfad: neuer Datensatz → neue Nummer + neuer Eintrag Automatische Generierung der OrderNumber (z. B. 2025-001, 2025-002 etc.) Automatisches Hochzählen des Jahres- & Auftragszählers Trello Custom Fields werden automatisch beschrieben Jede Karte erhält somit korrekte, eindeutige und automatisch gepflegte Auftragsnummern, ohne dass ein Mitarbeiter eingreifen muss. Das Ergebnis: 100 % Automatisierung – 0 % manuelle Arbeit Durch die neue Make.com-Integration spart das Unternehmen: ⏱️ Über 20 Stunden Arbeit pro Monat Keine manuelle Nummernvergabe mehr, keine Fehler, keine Nacharbeit. 📉 Nahezu 0 % Fehlerquote Die Automation arbeitet präzise und zuverlässig. 📊 Bessere Übersicht für das Team Alle wichtigen Daten werden automatisch im Custom Field angezeigt. 🔄 Skalierbare Prozesslogik Egal ob 50 oder 500 Aufträge pro Monat – der Workflow passt sich an. 🚀 Höhere Geschwindigkeit Die Erstellung und Bearbeitung neuer Trello-Karten läuft jetzt deutlich schneller. Warum Make.com ideal für solche Prozesse ist Viele Unternehmen aus Deutschland kennen Make.com noch nicht – aber für Workflows wie diesen ist es ideal: Keine IT-Abteilung notwendig Keine Programmierung Extrem flexibel Perfekt für Trello, Notion, Lexoffice, sevDesk, HubSpot & mehr DSGVO-konform einsetzbar Für mittelständische Unternehmen ist Make.com eine der effizientesten Möglichkeiten, Arbeitszeit zurückzugewinnen und Prozesse zu standardisieren. Fazit: Automatisierung ist kein Luxus – sie spart Zeit, Geld und Nerven Dieser Case zeigt sehr deutlich: Wenn Daten sauber strukturiert und wiederkehrende Abläufe automatisiert werden, entsteht ein enormer Effizienzgewinn. Unser Kunde muss sich heute nicht mehr um Bestellnummern, Jahreszähler oder manuelle Fehler kümmern. Die Software erledigt alles – und das Team kann sich auf das Wesentliche konzentrieren. Buche jetzt deinen kostenlosen Automation-Check Möchtest du herausfinden, welche Prozesse in deinem Unternehmen automatisiert werden können? Ich zeige dir in 15 Minuten: welche Tasks du sofort automatisieren kannst wie viel Zeit du pro Monat zurückgewinnen kannst welche Tools perfekt zu deinem Business passen 👉 Jetzt kostenlosen Automation-Check buchen https://www.tk-agency.dev/de/contact-de