Ein mittelständisches Unternehmen aus der Solarbranche in München betreut zahlreiche Kunden in Deutschland. Jeden Monat erstellt das DATEV-System einen PDF-Bericht mit allen offenen Posten. Das Finanzteam prüfte bisher jede Zeile manuell und verschickte Statusmeldungen per WhatsApp. Dieser Prozess dauerte 30 bis 45 Minuten, war fehleranfällig und führte häufig zu Verzögerungen bei der Nachverfolgung offener Zahlungen. Herausforderungen Monatlicher PDF-Bericht von DATEV mit 50 bis 60 Zeilen Manuelle Prüfung und WhatsApp-Updates, Dauer 30 bis 45 Minuten Verzögerte interne Benachrichtigungen und überfällige Zahlungen Risiko, kleine Beträge zu übersehen Lösung Zur Beseitigung der manuellen Arbeitsschritte wurde ein Zapier-Workflow entwickelt, der den DATEV-PDF-Bericht automatisch verarbeitet. Die E-Mail wird erkannt, PDF.co extrahiert die Rechnungszeilen, Zapier Looping verarbeitet jede einzelne Position, und Superchat versendet standardisierte WhatsApp-Nachrichten an die Teams. Business Impact Prozesszeit von 45 Minuten auf 2 Minuten reduziert Keine übersehenen oder falsch markierten Datensätze 20 Prozent Reduktion der Days Sales Outstanding (DSO) Standardisierte, revisionssichere WhatsApp-Benachrichtigungen Finanzteam gewinnt Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten Fazit Durch die Kombination von Zapier, PDF.co und Superchat wurde der monatliche Prozess der offenen Posten vollständig automatisiert. Das Unternehmen spart Zeit, vermeidet Fehler und verbessert die Liquidität. Wenn Ihr Unternehmen DATEV-Berichte noch manuell prüft, unterstützen wir Sie bei der Umsetzung einer vergleichbaren Automatisierung.
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